A partir du 1er Janvier 2018, toutes les entreprises assujetties à la TVA auront pour obligation d’utiliser une caisse enregistreuse homologuée ainsi qu’un logiciel de caisse certifié. A compter de cette date, commerçants et restaurateurs seront dans l’obligations de fournir à tous leurs clients des tickets de caisse comportant les informations obligatoires.

Cette obligation découle de la Loi Finance « caisse enregistreuse obligatoire » motivée contre la fraude fiscale.

 

Toutes les entreprises devront se munir d’une caisse enregistreuse avec le choix de trois procédés :

• Le choix de la certification LNE : le logiciel est certifié par le Laboratoire Nationale de métrologie et d’Essais qui à été accrédité pour attester de la conformité du logiciel de caisse avec la nouvelle loi.
• Le choix de la certification éditeur : les entreprises peuvent recourir à un logiciel proposé par leur éditeur quand celui-ci répond aux exigences de la loi et qu’il fournit un certificat de conformité.
• Le choix de la norme NF 525 : il s’agit d’une norme NF 525 qui repose sur l’inaltérabilité, la sécurisation et l’archivage des données.

 

De plus, toutes les caisses enregistreuses devront obligatoirement être dotées d’un logiciel de caisse sécurisé et certifié.

Toute personne assujettie à la TVA qui enregistre les règlements de ses clients u moyen d’un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d’un système de caisse doivent appliquées cette obligation à partir du 1er Janvier 2018. Cette obligation concerne aussi les assujettis dont tout ou partie des opérations réalisées sont exonérées de TVA ou qui relèvent du régime de la franchise en base de TVA. Sont notamment concernés les logiciels de comptabilités ou de gestions « libre » ou développés par l’assujetti lui-même.

 

Les logiciels et systèmes de caisse doivent remplir les conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage.

• La condition d’inaltérabilité : le logiciel de caisse doit enregistrer toutes les données d’origine relatives aux règlements. Les entreprises doivent conserver et rendre inaltérable ses données. Toutes corrections apportées aux opérations donnent également lieu à un enregistrement. Ces systèmes de caisse doivent prévoir que l’administration fiscale puisse accéder aux données d’origine ainsi qu’au détail daté (année, mois, jour, heure, minutes) et des corrections apportées.
• La condition de sécurisation : le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse doit obligatoirement sécuriser les données d’origine et de modifications ainsi que les données permettant de produire des pièces justificatives. Cette sécurisation peut être assurée par des procédés techniques fiables.
• La condition de conservation : les logiciels et système de caisse doit prévoir une clôture qui doit intervenir à l’issu d’une période au minimum annuelle. De plus, ils doivent prévoir une clôture journalière et mensuelle. pour chacune de ces clôtures, les données cumulatives et récapitulatives doivent être calculées par le système de caisse comme grand total de la période. cette obligation de conservation comprend toutes les donnée enregistrées  ligne par ligne. cette opération est opérée soit un le logiciel ou dans le système soit dans une archive qui respecte les conditions d’archivage. les données doivent être conservées durant 6 ans.
• La condition d’archivage : le logiciel ou le système de caisse doit pouvoir archiver le données enregistrées. Cette procédure a pour but de figer les données. les archives peuvent être sauvegardées dans le système lui-même ou en dehors. les archives doivent être claires et lisibles pour permettre à l’administration fiscale de le lire en cas de contrôle.

 

Les données concernées par cette obligation sont celles qui sont liées directement ou non à la réalisation d’une transaction participant à la formation des résultats comptables et fiscaux qu’il s’agit d’une opération de vente ou une prestation de services. Sont aussi concernées, les données qui permettent d’assurer la traçabilité des données à la réalisation de transaction et garantir l’intégrité de ces dernières.

 

L’entreprise devra détenir au 1er Janvier 2018 un certificat ou une attestation sur la conformité des logiciels et systèmes utilisées.

 

L’article 268 du Code Général des Impôts prévoit que le respect des conditions ci-dessus peut être justifié soit par un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l’article L.433-3 du code de la consommation soit par une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel ou du système concerné. Un seul de ces documents permet la justification du respect des conditions. la justification est remise par l’éditeur à l’entreprise. Attention, si une entreprise possède plusieurs logiciels ou systèmes, elle devra fournir un certificat ou une attestation pour chacun des produits.

 

A partir du 1er Janvier 2018, les agents de l’administration fiscale pourront intervenir de manière inopinée chez les professionnels pour vérifier la détention d’une attestation ou d’un certificat garantissant les respect des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données.

 

L’assujetti qui ne respecte pas ces nouveautés e qui ne sera pas en mesure de justifier d’une attestation ou d’un certificat qui justifie que le logiciel réponde aux obligations prévu par la loi, s’expose à une amende 7 500€ par logiciel ou système concerné. Ce dernier aura 60 jours pour se mettre en conformité. l’amende s’applique aussi aux assujettis refusant l’accès et l’intervention des agents de l’administration.