La loi oblige les entreprises à conserver un grand nombre de document lié à leur activité. La durée minimum de conservation de ces documents varie en fonction de la nécessité de produire des pièces justificatifs en cas de contrôle ou de vérification de ces documents par (l’administration, les clients, d’anciens salariés,…). L’entreprise doit être en mesure de les produire à titre de preuve.

• Pour les documents civils commerciaux :

Pour les contrats ou conventions conclus dans le cadre d’une relation commerciale, la durée de conservation est de 5 ans (article L.110-4 du code de commerce).

Les documents relatifs à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) sont à conserver 5 ans à partir de la fin de la protection (article 2224 d code civil).

Les garanties de biens ou de services fournis au consommateur doivent être conservées 2 ans (article L. 218-2 du code de la consommation).

Les contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers fonciers sont à conserver 30 ans (article L. 213-1 du code de la consommation).

Les documents de transport de marchandises ont une durée de conservation de 5 ans (article L. 110-4 du code de commerce).

Les déclarations de douane sont à conserver 3 ans (article 16 du règlement européen n°2913/92 du Conseil du 12 octobre 1992).

Les titres administratifs de transport, la lettre de voiture nationale ou internationale, le document justificatif de la location du véhicule avec ou sans conducteur, l’attestation de conducteur doivent être conservés 2 ans (décret n°99-752 du 30 août 1999). L’entreprise doit conserver pendant deux ans la CMR, afin d’être en mesure de la présenter à toute réquisition des agents des services de contrôle de l’État.

• Pour les documents comptables

Les livres et registres comptables (livre journal, grand-livre, livre d’inventaire,…) ainsi que les pièces justificatives (bon de commande, de livraison ou réception, factures clients ou fournisseurs) sont à conserver 10 ans à partir de la clôture de l’exercice (article L. 123.22 du code de commerce).

• Pour les documents fiscaux

Les livres, les registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans à partir de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou à la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis (article L. 102 B du livre de procédures fiscales).

• Impôt sur le revenu et sur les sociétés,

• Bénéfices industriels et commercions, bénéfices non commerciaux, bénéfices agricoles en régime réel,

• Impôts sur les sociétés,

• Impôts directs locaux,

• Cotisation foncière des entreprises,

• Taxe sur le chiffre d’affaire (TVA,…).

Attention : Les délais sont portés à 10 ans en cas d’activités occulte (fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, …).

• Pour les documents bancaires

Les chèques à déposer sont valables pendant 1 an et 8 jours maximum, à compter de la date figurant sur le chèque. Passé ce délai, votre chèque ne pourra plus être encaissé.

Les relevés de comptes sont à conserver 10 ans (30 ans recommandé).

Les bordereaux de remise de chèques ou d’espèces sont à conserver 10 ans.

Les ordres de paiement et opérations par carte bancaire (tickets DAB, factures, …) doivent être conservés 10 ans.

Les talons de chèque sont à conserver 10 ans (article 110-4 du code de commerce).

Les relevés annuels de frais et dossiers d’oppositions sont à conserver 5 ans.

Les offres préalable de prêt ainsi que les tableaux d’amortissement sont à conservés 10 ans à compter du remboursement complet du crédit.

• Pour les documents sociaux

Les statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association sont à conserver 30 ans à partir de la perte de personnalité morale ou de la radiation auprès du RCS (article 2262 du Code civil).

Les pièces modificatives des statuts sont à conserver 5 ans à compter de la date à laquelle l’acte cesse de produire ses effets. (article 2224 du code civil).

Le registre unique du personnel est à conserver 5 ans. Les mentions portées sur le registre sont conservées 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié à quitter l’établissement. La sanction est une amende appliquée autant de fois qu’il y a de personnes employées dans des conditions susceptibles d’être sanctionnées (article R. 1227-7 du code du travail).

Les comptes annuels (bilan, compte de résultats, annexe,…) sont à conserver 10 ans à partir de la clôture de l’exercice (article L.123-22 du code de commerce).

Les traités de fusion et autres actes liés au fonctionnement de la société (+document de la société absorbée) doivent être conservés 5 ans (article 2224 du code civil).

Les registres de titres nominatifs, registres des mouvements de titres, ordres de mouvement, registres des PV d’AG et de conseils d’administration doivent être conservés 5 ans à partir de la fin de leur utilisation (article 2224 du code civil).

Les feuilles de présence et pouvoirs, les rapports du gérant ou du conseil d’administration, les rapports des commissaires aux comptes ont une durée de conservation de 3 ans à partir des derniers exercices (article L. 225-117 du code de commerce).

• Pour la gestion du personnel

Le bulletin de paie ainsi que les documents concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régime de retraite, … Doivent être conservés pendant une durée minimum de 5 ans (article L. 3243-4 du code du travail et article 2224 du code civil). L’employeur conserve un double des bulletins de paie des salariés ou les bulletins de paie remis aux salariés sous forme électronique pendant 5 ans. Le bulletin de paie comporte en caractère apparent une mention incitant le salarié à le conserver sans limitation de durée (article R.3243-5 du code du travail).

Les documents relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires sont à conserver au minimum 3 ans (article 244-3 du code de la sécurité sociale et article L.169 A du livre des procédures fiscales).

La comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation sont à conserver pendant ,1 an minimum. (Article D. 3171-16 du code du travail).

L’observation ou mise en demeure de l’inspection du travail ainsi que le vérification et contrôle du CHSCT sont à conserver 5 ans (article D. 4711-3 du code du travail).

Les déclarations d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie est à conserver 5 ans minimum (article D. 4711-3 du code du travail).

• Sanctions en cas de non conservation des documents

En matière pénale, l’article 322-2 du code pénal prévoit que la destruction, la dégradation ou la détérioration d’un registre, d’une minute ou d’un acte original de l’autorité publique est punie de 3 ans d’emprisonnement et de 45 000 €d’amende.

L’article 441-1 du code pénal sanctionne la constitution de faux usage de faux à 3 ans d’emprisonnement et de 45 000€d’amende.

Le commerçant qui fait disparaître des documents comptables de l’entreprise ou de la personne morale ou qui n’a pas tenu une comptabilité complète ou régulière, peut être déclaré coupable de banqueroute dans le cadre de l’ouverture d’une procédure de redressement ou de liquidation judiciaire ( article L.654-2 du code de commerce).

L’amende encourue en cas d’opposition à poursuite, qui était une sanction fiscale est devenue une sanction pénale par l’article 14 de l’ordonnance n°2005-1512 du 7 décembre 2005. Le fait de mettre les agents habilités à constater les infractions à la législation fiscale dans l’impossibilité d’accomplir leur fonction est puni d’une amende de 25 000€ prononcé par le tribunal correctionnel.

En cas de récidive, le tribunal peut, outre une amende, prononcer une peine de 6 mois de prison.

En matière fiscale, l’absence de tenue, la destruction avant les délais prescrits ou le refus de communiquer les documents soumis au droit de la communication de l’administration entraîne l’application d’une amende de 1 500€.